Veel bedrijven beginnen met digitaliseren wanneer papierwerk teveel tijd kost. Werkbonnen die kwijt raken. Inspectielijsten die later nog moeten worden uitgewerkt. Of foto’s die ergens op een telefoon staan maar niet meer terug te vinden zijn. Vaak denken bedrijven dan aan één oplossing voor één probleem. Bijvoorbeeld een app voor werkbonnen of een systeem voor inspecties. Maar in de praktijk blijkt dat je met één digitale formulierenapp veel meer kunt digitaliseren. Met de e-formapp richt je formulieren zo in dat ze aansluiten op jouw werkwijze. Daardoor kun je verschillende soorten registraties en controles op dezelfde plek vastleggen.
Werkbonnen
Veel bedrijven beginnen met het digitaliseren van werkbonnen. Monteurs vullen hun werkzaamheden direct in op locatie. Uren, materialen en opmerkingen worden meteen vastgelegd. Eventueel voeg je foto’s toe of laat je een handtekening plaatsen. Zodra de werkbon wordt verzonden, staat alle informatie direct bij de administratie. Zo voorkom je dat formulieren kwijtraken of dat collega’s later nog moeten nabellen.
Inspecties
Ook inspecties worden vaak digitaal uitgevoerd met e-formapp. Denk bijvoorbeeld aan controles van installaties, infrastructuur of technische objecten. Tijdens de inspectie doorloop je een checklist. Je vult bevindingen in en voegt foto’s toe waar nodig. Alle informatie wordt meteen opgeslagen. Na afloop staat de rapportage direct klaar.
Opleverrapportages
Bij opleveringen moeten vaak veel punten worden gecontroleerd en vastgelegd. Met een digitaal formulier leg je opleverpunten direct vast. Foto’s en opmerkingen worden automatisch gekoppeld aan het rapport. Zodra het formulier is afgerond, kan het rapport meteen gedeeld worden met de opdrachtgever.
Checklists en controles
Veel bedrijven gebruiken e-formapp ook voor interne checklists.
Denk bijvoorbeeld aan:
- veiligheidsrondes
- kwaliteitscontroles
- onderhoudscontroles
- projectregistraties
Omdat formulieren vooraf worden ingericht, weet iedereen precies welke stappen moeten worden doorlopen.
Formulieren die aansluiten op jouw werkproces
Het belangrijkste voordeel is dat de formulieren zich aanpassen aan jouw werkwijze.
Je bepaalt zelf:
- welke velden verplicht zijn
- welke informatie vooraf wordt ingevuld
- welke foto’s moeten worden toegevoegd
Zo ontstaat er een duidelijke workflow voor zowel medewerkers in het werkveld als collega’s op kantoor.
Minder papier, meer overzicht
Door formulieren digitaal vast te leggen staat alle informatie op één plek. Je voorkomt losse documenten, dubbele administratie en onduidelijkheid achteraf.
Steeds meer bedrijven in bouw, infra en techniek gebruiken daarom digitale formulieren voor hun dagelijkse werk.
Benieuwd hoe dit er in jouw organisatie uit kan zien? Je kunt de e-formapp eenvoudig testen met een gratis account.
