Werk je met monteurs, installateurs, schoonmakers of andere buitendienstmedewerkers? Dan weet je hoe belangrijk werkbonnen zijn. Ze registreren uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen en gewerkte uren. Toch werken veel bedrijven nog met papieren werkbonnen. Dat kan slimmer. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om zelf een digitale werkbon te maken.
Waarom kiezen voor digitale werkbonnen?
Papieren werkbonnen zorgen vaak voor extra werk. Ze moeten worden ingevuld op locatie, meegenomen naar kantoor en daarna handmatig worden verwerkt in digitale systemen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met digitale werkbonnen verloopt dit proces een stuk efficiënter:
- Werkbonnen worden direct digitaal ingevuld op smartphone of tablet
- Gegevens komen automatisch in het systeem terecht
- Minder kans op fouten of onleesbare handschriften
- Snellere verwerking van uren en materialen
- Werkbonnen raken niet meer kwijt
Voor bedrijven met buitendienstmedewerkers betekent dit vaak een flinke tijdsbesparing.
Waar moet je op letten?
Als je zelf een digitale werkbon wilt maken, is het belangrijk dat deze aansluit bij je dagelijkse werkzaamheden. Denk goed na over welke informatie je wilt vastleggen.
Veel digitale werkbonnen bevatten bijvoorbeeld de volgende onderdelen:
Algemene gegevens
- Naam van de klant
- Adres van de opdracht
- Datum en tijd
Werkzaamheden
- Omschrijving van het uitgevoerde werk
- Eventuele opmerkingen van de monteur
- Eventuele foto's van de afgeronde werkzaamheden
Urenregistratie
- Starttijd en eindtijd
- Aantal gewerkte uren
Materialen
- Gebruikte onderdelen of producten
Ondertekening
- Handtekening van klant of medewerker
Door deze velden digitaal in te richten voorkom je dat belangrijke informatie ontbreekt.
Digitale werkbon op mobiele apparaten invullen
Een groot voordeel van digitale werkbonnen is dat ze direct op locatie kunnen worden ingevuld. Monteurs of servicemedewerkers gebruiken hiervoor meestal een smartphone of tablet. Hierdoor kunnen ze bijvoorbeeld:
- Direct foto's toevoegen van uitgevoerde werkzaamheden
- Onbeperkt notities maken
- Gebruikte materialen registreren
- De klant digitaal laten ondertekenen
Zodra de werkbon wordt verzonden, staat deze meteen in het systeem. Dat betekent dat administratie, planning of facturatie er direct mee verder kan. Met behulp van de e-formapp kun je deze middels een Word-hook ook voorzien van je eigen huisstijl.
Neem contact op voor de mogelijkheden
Wil je formulieren of werkbonnen binnen jouw organisatie digitaliseren, maar weet je niet precies waar je moet beginnen? Wij helpen je graag verder. Onze specialisten staan voor je klaar. Neem dus gerust contact met ons op of vraag een gratis demo aan en ga zelf direct aan de slag.
