Povis Kassasystemen ontwikkelt en levert kassasystemen voor de horeca, retail en fashion. Het bedrijf werd negen jaar geleden opgericht door twee broers met één doel: ondernemers een krachtig én betaalbaar kassasysteem bieden. Inmiddels bestaat het team uit twaalf medewerkers en ondersteunt Povis klanten door heel Nederland.
Voor klanten die kiezen voor een maandabonnement is een automatische incasso nodig. Juist het verzamelen van deze gegevens kostte Povis onnodig veel tijd.
De uitdaging
Voorheen ontvingen klanten een PDF die zij moesten downloaden, printen, invullen, ondertekenen en terugsturen. Dat leek eenvoudig, maar in de praktijk liep Povis regelmatig tegen dezelfde problemen aan.
- Formulieren werden niet volledig ingevuld.
- Handschriften waren soms lastig leesbaar.
- Klanten vergaten gegevens of stuurden het formulier niet terug.
- Medewerkers moesten nabellen of opnieuw documenten versturen.
"Je kent alle excuses wel: de printer doet het niet, het formulier is kwijt of ze vergeten het terug te sturen."
Daardoor kostte het verwerken van een nieuw maandabonnement meer tijd dan nodig was.
Waarom e-formapp?
Via BNI kwam Povis in contact met e-formapp. Hoewel de werkbonnen al via het bestaande ERP-systeem werden verwerkt, bleek het aanmeldproces voor klanten met een maandabonnement een ideale toepassing voor e-formapp.
Samen werd een digitaal aanmeldformulier ontwikkeld waarmee klanten eenvoudig hun gegevens invullen, digitaal ondertekenen en de aanvraag direct kunnen verzenden.
De oplossing
Nieuwe klanten ontvangen eenvoudig een link naar het digitale formulier. Hierin vullen zij zelf alle benodigde gegevens in, waaronder:
- Bedrijfs- en contactgegevens
- IBAN
- Gegevens voor de automatische incasso
- Een digitale handtekening
Dankzij verplichte velden kan het formulier pas worden verzonden wanneer alle informatie compleet is. Na verzending wordt automatisch een overzichtelijke PDF gegenereerd voor de administratie.
Het resultaat
Het aanmeldproces is eenvoudiger geworden voor zowel Povis als de klant.
- Geen papieren formulieren meer
- Geen onleesbare handschriften
- Geen onvolledige aanvragen
- Minder nabellen en mailen
- Snellere verwerking van nieuwe abonnementen
Klanten hoeven niets meer te printen of terug te sturen en Povis beschikt direct over een compleet en leesbaar formulier.
Daarnaast sluit het prijsmodel van e-formapp goed aan bij de manier waarop Povis werkt.
"Je betaalt voor wat je gebruikt. Dat vinden wij prettig. Het belangrijkste is dat alles nu gewoon goed geregeld is en veel minder tijd kost."
