Over Van Wees Adviesgroep
Van Wees Adviesgroep is actief op het gebied van arbo-veiligheid. De organisatie voert onder andere werkplekinspecties uit, houdt veiligheidsrondes en doet onderzoek naar incidenten en ongevallen. Een goede registratie van bevindingen en acties is daarbij essentieel.
De uitdaging
Voor deze werkzaamheden maakte Van Wees Adviesgroep gebruik van zelfontwikkelde papieren formulieren. Deze formulieren werden tijdens inspecties met de hand ingevuld en vervolgens aan de klant overhandigd. Daarna moest vanuit kantoor een oplossing worden gezocht voor de geconstateerde knelpunten.
Hoewel deze werkwijze jarenlang werd gebruikt, bracht het ook uitdagingen met zich mee. Formulieren lagen vaak in de bus of op kantoor bij leidinggevenden, waardoor informatie niet altijd direct beschikbaar was. Ook kostte het verwerken en archiveren van de formulieren extra tijd.
De oplossing
Om efficiënter te werken stapte Van Wees Adviesgroep over op e-formapp. De bestaande papieren formulieren werden omgezet naar digitale formulieren die eenvoudig op locatie kunnen worden ingevuld.
Daarnaast biedt e-formapp de mogelijkheid om formulieren af te stemmen op de klant. Zo kunnen specifieke onderdelen worden aangepast en kan het bedrijfslogo van de klant worden toegevoegd. Hierdoor sluiten de formulieren beter aan op de dagelijkse praktijk van iedere organisatie.
Na het invullen van een formulier ontvangen zowel Van Wees Adviesgroep als de klant direct een digitale kopie. Hierdoor zijn bevindingen sneller beschikbaar en is de opvolging eenvoudiger.
"Sinds wij e-formapp gebruiken werken we efficiënter, is onze archivering beter geregeld en kunnen we formulieren volledig afstemmen op onze klanten."
– Van Wees Adviesgroep
Meer dan alleen werkplekinspecties
Van Wees Adviesgroep gebruikt e-formapp inmiddels voor meerdere processen binnen de organisatie. Naast werkplekinspecties worden ook andere formulieren digitaal ingezet, waaronder:
- Incident- en ongevallenformulieren
- Veiligheidsrondes
- Urenbriefjes
- Formulieren voor het accorderen van werkzaamheden door klanten
Door meerdere processen te digitaliseren ontstaat meer overzicht en wordt de administratieve last beperkt.
Het resultaat
De overstap naar e-formapp heeft geleid tot een efficiëntere werkwijze. Formulieren zijn altijd beschikbaar, eenvoudig terug te vinden en beter gearchiveerd.
Waar formulieren vroeger fysiek aanwezig moesten zijn in de bus of op kantoor, zijn ze nu direct digitaal beschikbaar. Hierdoor wordt het uitvoeren van maandelijkse inspecties eenvoudiger en zijn gegevens sneller beschikbaar voor zowel Van Wees Adviesgroep als haar klanten.
De voordelen op een rij
- Efficiënter uitvoeren van inspecties
- Direct een digitale kopie voor adviseur en klant
- Betere archivering van formulieren
- Formulieren volledig aanpasbaar per klant
- Mogelijkheid om bedrijfslogo's toe te voegen
- Minder afhankelijk van papieren documenten
- Inzetbaar voor inspecties, incidentmeldingen en urenregistratie
